С 1 сентября 2026 года транспортные накладные, заказы и заявки на автомобильную перевозку, а также ряд других перевозочных документов должны оформляться в электронном виде. Требование затронет производителей, дистрибьюторов, перевозчиков, экспедиторов и получателей грузов, если поставка выполняется наёмным транспортом.
Для промышленного предприятия переход на электронные транспортные накладные — ЭТрН — это не только проект бухгалтерии или ИТ-службы. Электронный документ сопровождает физическое движение груза: предъявление к перевозке, погрузку, выезд автомобиля, доставку, выгрузку и подтверждение получения. Поэтому ошибки проявятся прежде всего на складе, проходной или удалённой производственной площадке.
Обязательность определяется договором перевозки
Размер партии, стоимость груза и грузоподъёмность автомобиля не являются определяющими критериями. Если нанятый перевозчик доставляет два мешка смеси, коробку комплектующих или полный полуприцеп продукции, перевозка оформляется с использованием ЭТрН.
Если организация забирает собственный груз своим автомобилем для собственных нужд и отдельного договора перевозки нет, транспортная накладная обычно не требуется. Новый порядок не создаёт транспортную накладную там, где её не было по существу: он переводит в электронный формат перевозки, которые должны сопровождаться этим документом.
ЭТрН не отменяет УПД, товарную накладную и счёт-фактуру. Коммерческие документы подтверждают передачу товара и расчёты по поставке, а транспортная накладная — отношения по перевозке. Поэтому при одной поставке могут одновременно оформляться оба документа.
Как устроена основная цепочка ЭТрН
В стандартной перевозке участвуют как минимум три стороны: грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель. Каждый участник подписывает свою часть электронного документа.
- Т1 подписывает грузоотправитель. До отправления указываются сведения о грузе, участниках перевозки, адресах, водителе и автомобиле.
- Т2 оформляет перевозчик. После погрузки он подтверждает приём груза к перевозке.
- QR-код получает водитель. Код используется для проверки сведений о рейсе, но не заменяет подпись грузополучателя.
- Т3 подписывает грузополучатель. После выгрузки он подтверждает получение груза, его количество и состояние, а при необходимости указывает замечания.
- Т4 оформляет перевозчик. Он подтверждает выдачу груза, после чего основная цепочка ЭТрН завершается.
Покупатель не должен подписывать QR-код водителя
Распространённое заблуждение выглядит так: водитель приезжает на предприятие, присылает получателю QR-код, а тот должен его отсканировать и подписать. На самом деле грузополучатель работает не с QR-кодом, а с титулом Т3.
После выгрузки уполномоченный сотрудник принимающей стороны открывает ЭТрН в сервисе своего оператора и подписывает Т3. Если документ подписывает не руководитель организации или индивидуальный предприниматель, сотруднику понадобятся квалифицированная электронная подпись физического лица и машиночитаемая доверенность.
Разные предприятия могут использовать разных операторов
Участники перевозки работают через аккредитованных операторов информационных систем электронных перевозочных документов — ИС ЭПД. Операторы передают сведения в государственную информационную систему ГИС ЭПД. Подключаться к государственной системе напрямую предприятию не требуется.
Единый оператор для всей цепочки также не обязателен. Грузоотправитель, перевозчик и получатель могут пользоваться разными сервисами, если между ними настроен роуминг.
Небольшому получателю необязательно сразу внедрять сложную интеграцию с 1С или ERP-системой. Для начала может быть достаточно веб-кабинета оператора, одного-двух уполномоченных сотрудников, квалифицированных электронных подписей и машиночитаемых доверенностей.
Особое внимание — прямым поставкам на объекты
В промышленности и строительстве продукция часто движется напрямую от производителя на объект, минуя склад продавца или покупателя. При этом покупатель товара, плательщик, заказчик перевозки и фактический грузополучатель могут быть разными организациями.
До погрузки необходимо определить юридическое лицо, которое фактически примет груз и подпишет Т3. Следует заранее проверить подключение этой организации к транспортному ЭДО и полномочия сотрудника на площадке.
Главный риск прямой доставки: машина прибывает по правильному адресу, груз физически выгружают, но организация, указанная грузополучателем, не подключена к транспортному ЭДО либо на объекте нет сотрудника с электронной подписью и необходимыми полномочиями. В результате Т3 остаётся неподписанным, а перевозка — незавершённой.
Если после отправления изменяется адрес выгрузки или грузополучатель, грузоотправитель инициирует переадресацию через титул Т7, а перевозчик подтверждает изменения. Замену автомобиля или водителя перевозчик оформляет через Т8.
Что нужно подготовить предприятию
- Описать все схемы движения грузов: доставка поставщиком, самовывоз наёмной машиной, собственный транспорт, прямые поставки на объекты и сборные маршруты.
- Выбрать аккредитованного оператора ИС ЭПД и проверить возможность роуминга с операторами основных контрагентов.
- Определить ответственных сотрудников, которые будут подписывать Т1 и Т3, а также назначить резервных исполнителей.
- Проверить квалифицированные электронные подписи и оформить машиночитаемые доверенности.
- Собрать идентификаторы участников ЭПД постоянных грузоотправителей, перевозчиков и получателей.
- Закрепить роли участников и сроки передачи данных в договорах, заявках на перевозку и внутренних инструкциях.
- Провести тестовые рейсы до начала обязательного применения нового порядка.
Какие данные потребуются от получателя
При организации доставки наёмным транспортом до отгрузки необходимо получить:
- полное наименование и ИНН фактического грузополучателя;
- точный адрес выгрузки;
- идентификатор участника ЭПД и наименование его оператора;
- контакт сотрудника, ответственного за приёмку и подписание Т3;
- согласованный порядок действий при переадресации, недостаче, повреждении или отказе от приёмки.
При самовывозе важно сразу определить, кто забирает продукцию: собственный автомобиль покупателя или нанятый им перевозчик. От этого зависит необходимость ЭТрН и распределение обязанностей по её оформлению.
Бумажная накладная станет исключением
После 1 сентября 2026 года бумажный формат сохранится только в специальных случаях, предусмотренных законодательством: например, при отдельных перевозках с участием иностранных лиц, перевозках для личных нужд физического лица, отсутствии доступа к интернету в установленных населённых пунктах либо зафиксированном техническом сбое.
Оформлять бумажную транспортную накладную вместо электронной только по взаимной договорённости сторон будет нельзя.
Коротко о главном
- Обязанность оформить ЭТрН зависит от наличия перевозки по договору, а не от размера партии.
- Два мешка, переданные наёмному перевозчику, оформляются по тем же правилам, что и полная фура.
- ЭТрН не заменяет УПД, товарную накладную или счёт-фактуру.
- Получатель не подписывает QR-код водителя — он подписывает титул Т3 в системе оператора.
- Для прямой поставки необходимо заранее определить фактического грузополучателя и уполномоченного сотрудника на объекте.
- Разные участники перевозки могут работать через разных операторов при наличии роуминга.
Подробное руководство со схемами, примерами и официальными источниками:
Электронные транспортные накладные с 1 сентября 2026 года: что изменится при поставках стройматериалов.
Официальная информация:
ФНС России — обязательный транспортный ЭДО.
Материал подготовлен по состоянию на 11 августа 2026 года. Конкретные роли участников и порядок оформления зависят от условий договора поставки, перевозки или транспортной экспедиции.